Reuniones Efectivas
LA EXPRESIÓN MÁXIMA DE LOS EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO
¿Cuántos de nosotros pensamos que “perdemos” demasiado tiempo en reuniones improductivas? Al salir de una reunión ¿Hemos pensado que esta tomó demasiado tiempo y que no se decidió absolutamente nada? ¿Ha asistido a una reunión sin saber por qué y luego en ella se dio cuenta que no estaba preparado? ¿Ha estado esperando varios minutos y a veces casi una hora a que todos los participantes lleguen a la reunión? Las sensaciones que muchas veces hemos experimentado con respecto a las reuniones son que éstas no llevan a nada y que el trabajo en equipo finalmente no rinde sus resultados.
El presente artículo pretende dar algunas claves para el manejo de reuniones efectivas y para que el trabajo en equipo realmente mejore el desempeño de la organización.
¿Qué es una reunión?
Es el instrumento que se utiliza para que un grupo de personas aúne esfuerzos, creatividad e impulse el proceso de toma de decisiones con la finalidad de lograr el compromiso y la involucración de los participantes con la misión organizacional o institucional.
La Agenda y los Objetivos de la Reunión
En ocasiones hemos asistido a reuniones relativamente caóticas en las cuales los participantes informaban el estado de situación de sus actividades y cuando algunos de los temas captaban la atención de algunos de los asistentes o de quien convocara a la reunión, dos o más personas se entrampaban en una discusión que muchas veces no era del interés del resto de los asistentes. Esto se debía a que no se habían aclarado los puntos de la agenda. Otras veces, por no saber qué se iba a tocar en la reunión, los participantes venían poco o mal preparados con lo que las discusiones giraban alrededor de suposiciones, afirmaciones vagas o “creos que…”.
La agenda es un elemento importante para que una reunión sea efectiva. Pero tampoco podemos negar que inclusive reuniones con agenda resultaron improductivas. Por qué si bien en algunas organizaciones la agenda es una práctica habitual para conducir las reuniones, nadie sabe exactamente cuál debe ser el resultado final de cada uno de los puntos. Una cosa es “La calidad en el servicio al cliente de nuestra empresa” como punto de la agenda y otro es “Definir los aspectos más saltantes de la falta de calidad de nuestro servicio al cliente”.
Esto último es un objetivo que permite a los asistentes permanecer enfocados en el resultado que se espera alcanzar y un elemento medible que permitirá evaluar la calidad de la reunión. Por ello, lo más recomendable es definir los objetivos que se pretenden alcanzar con la reunión y para cada objetivo delimitar los diferentes temas que se tienen que discutir, agendados, ahora sí, con tiempos para que la reunión sea lo más precisa y productiva posible. Estos objetivos deberán ser notificados con anticipación a los asistentes para que así vengan preparados e inclusive aporten ideas y manifiesten sus expectativas aumentando la eficacia de la reunión y su involucración. Los objetivos deben satisfacer el criterio EMARP (del inglés SMART): específicos, medibles, alcanzables, relevantes y programables en el tiempo. De esa manera se podrá mejorar el desempeño de cada uno de los miembros del equipo.
El Proceso de la Reunión
El número más adecuado para conformar un equipo es de cinco personas. Un mayor número de personas impide el consenso, la involucración y la participación de todos. Lo mismo ocurre con las reuniones. Sin embargo, las reuniones gremiales, comunales, vecinales y en las empresas incorporan la mayoría de veces un número superior a cinco. Esto exige de quien convoca a la reunión una dedicación previa importante para definir el proceso de la misma. Se pueden utilizar diferentes técnicas como trabajo en pequeños grupos los que presentan luego sus conclusiones, trabajo en dúos, tormenta de ideas, el proceso de resolución de problemas y toma de decisiones, etc. Para ello, se deberá acondicionar la sala facilitando rotafolios u otros medios, mesas redondas y suficiente espacio para trabajar abiertamente y con comodidad.
Los Roles en la Reunión
Como parte estratégica del proceso y del éxito de la reunión, está la definición de roles. Estos deberán ser asignados al inicio de la reunión o si el equipo se reúne con frecuencia, estos pueden ser rotativos y acordados previamente, en el cierre de la reunión anterior o asignados con una periodicidad.
¿Cuáles son los roles más importantes?
En primer lugar, está el rol del líder, quien al tener una idea clara de la visión de la organización y de sus fines últimos, convoca a la reunión y define los objetivos y la agenda de la misma. Su función en la reunión será la de monitorear el proceso de toma de decisiones y el proceso de la reunión para conseguir el aporte a su visión, escuchar las opiniones de los demás y conseguir su compromiso con los objetivos trazados.
En segundo lugar, se encuentra el rol del moderador de la reunión. Éste es responsable de la convocatoria a la reunión luego de haber definido los objetivos y la agenda con el líder. Asimismo, planifica la reunión, asegura la participación de todos y se mantiene neutral. También maneja los tiempos y la velocidad, las intervenciones y define cuándo cerrar un punto. Es su responsabilidad mantener al equipo sobre los puntos de la agenda y los objetivos, evalúa, cierra y resume la reunión. Finalmente, deberá manejar la reunión con empatía, manteniendo un espíritu positivo y con buen sentido del humor.
En tercer lugar, tenemos el rol del escribano, quien deberá tomar nota de todo lo comentado en la reunión, los acuerdos, decisiones, asignación de responsabilidades, funciones y próximas acciones. Redactará el acta de la reunión, propiciará la revisión de la misma y su difusión entre los asistentes.
Luego está el participante sin una función específica que no sea la de aportar con su involucración, sus ideas, sus opiniones y su compromiso posterior en la consecución de los objetivos de la reunión.
Estos roles no son rígidos si no que pueden ser adaptados a las necesidades de cada equipo y cada organización, añadiendo inclusive otros que faciliten el proceso.
Es muy importante que cada persona entienda la contribución que su rol aporta a la mejora del desempeño y a la eficacia de la reunión y del equipo mismo.
¿Quiénes deben participar?
Una mediana empresa tuvo la iniciativa de calcular el costo anual para la empresa de las reuniones, en términos del sueldo por hora de todos los participantes de su plana gerencial. El costo fue de US$ 186,000. Lo que no hizo fue calcular el valor incremental de haberlas tenido.
Sin embargo, esta cifra nos debe hacer pensar en que si los participantes no son seleccionados debidamente, sino que se les convoca a todos, “por si acaso”, la empresa estará desperdiciando horas/gerente u hombre irrecuperables o transfiriendo el costo al empleado en la forma de más horas de trabajo y menos horas con la familia. Para aquellas organizaciones cuyas divisiones y departamentos están organizadas como centros de costo o de beneficio, debería hacerse una transferencia presupuestal de la gerencia del que convoca a la reunión a las gerencias de los convocados. Éste es un mecanismo muy interesante de control para que las decisiones de quién participará sean tomadas muy en serio.
El objetivo de una reunión debe satisfacer el criterio EMARP para garantizar eficacia y productividad. Colocarlo en un rotafolio a la vista de todo el equipo permite mantenerlos constantemente enfocados. Estos objetivos tienen dos ingredientes trascendentales: la acción y el resultado.
Para finalizar, es preciso que todos los participantes al inicio de la reunión decidan qué normas y reglas generales se aplicarán para que la reunión sea lo más ordenada posible sin que esto anule la creatividad y los aportes.
Recuerde: las reuniones efectivas son aquellas que permiten la involucración de todos los participantes. Para ello es necesario definir cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar en la reunión. Estos deberán satisfacer el criterio EMARP. Busque a través de dichos objetivos movilizar a los asistentes hacia la acción y ejecución de lo acordado.